Ngày 30/10/2026, Visa (NYSE: V) nhấn mạnh nhu cầu đổi mới phương thức quản lý chi phí công tác tại các doanh nghiệp Việt Nam, hướng đến việc chủ động kiểm soát ngân sách ngay từ thời điểm ra quyết định và thực hiện thanh toán. Trước đó, Visa đã tổ chức Diễn đàn về Giải pháp Quản lý Chi phí Công tác Doanh nghiệp tại TP.HCM với chủ đề “Tối ưu công tác phí – Vận hành hiệu quả hơn”. Sự kiện quy tụ các chuyên gia trong ngành để thảo luận về giải pháp thanh toán kết nối, tích hợp dữ liệu và tối ưu quy trình quản lý, qua đó giúp doanh nghiệp duy trì việc chi tiêu phù hợp với chính sách nội bộ, nâng cao hiệu suất hoạt động và hỗ trợ tăng trưởng.
Áp lực đối với doanh nghiệp hiện nay đến từ việc tổng chi phí công tác tăng nhanh hơn khả năng theo dõi và quản lý. Trong khi đó, các phương thức quản lý truyền thống chủ yếu tập trung vào hoàn ứng và kiểm tra chứng từ sau khi chuyến đi kết thúc, khiến doanh nghiệp khó can thiệp khi giao dịch đã phát sinh. Để giải quyết vấn đề này, doanh nghiệp cần kết nối công cụ thanh toán, chính sách công tác và dữ liệu chi tiêu, từ đó chủ động kiểm soát ngân sách trước khi thực hiện giao dịch thay vì chỉ xử lý các khoản chi sau chuyến đi.
Đối với bộ phận tài chính, việc liên thông giữa thanh toán, chính sách và dữ liệu còn tạo điều kiện theo dõi dòng tiền sớm hơn, tăng khả năng giám sát các khoản thu – chi và chủ động điều chỉnh ngân sách. Cách tiếp cận này giúp doanh nghiệp giảm sự phụ thuộc vào quy trình xử lý thủ công, đồng thời nâng cao hiệu quả quản trị tài chính trong hoạt động thường ngày.
Tại diễn đàn, các phiên thảo luận bàn tròn tập trung vào phương pháp đánh giá hiệu quả kinh tế của những chuyến công tác, khả năng cân bằng giữa tiêu chuẩn quản lý công tác phí (Travel & Expense – T&E) toàn cầu với yêu cầu thực tế tại từng thị trường. Các chuyên gia cũng trao đổi về cơ hội ứng dụng tự động hóa để đơn giản hóa quy trình, khắc phục những điểm nghẽn trong quản lý và cải thiện hiệu quả vận hành.
Chi phí công tác tăng nhanh, doanh nghiệp gặp khó trong quản lý
Theo Báo cáo Chỉ số Du lịch Công tác năm 2026 của Hiệp hội Du lịch Doanh nghiệp Toàn cầu (GBTA), công bố vào tháng 8/2026, tổng chi tiêu cho các chuyến công tác trên toàn thế giới được dự báo đạt 1.71 nghìn tỷ USD trong năm 2026, tăng 7.2% so với năm trước. Trong khi đó, số lượng chuyến đi chỉ tăng 1.3%, đồng nghĩa tốc độ tăng chi tiêu cao gấp khoảng 5.5 lần tốc độ tăng số chuyến công tác. GBTA dự báo quy mô chi tiêu toàn cầu cho hoạt động này sẽ vượt 2 nghìn tỷ USD vào năm 2030.
Tại Việt Nam, công tác phí của doanh nghiệp được dự báo đạt 6.0 tỷ USD trong năm 2026, tăng 13.2%. Đây là tốc độ tăng cao nhất tại Đông Nam Á và gần gấp đôi mức tăng trung bình toàn cầu. Đáng chú ý, 5 ngành kinh tế hàng đầu thuộc các lĩnh vực sản xuất máy tính, sản phẩm điện tử, quang học cùng nhóm ngành cao su, nhựa và khoáng sản chiếm 50.2% tổng công tác phí trên cả nước. Những số liệu này cho thấy nhu cầu đi lại phục vụ hoạt động kinh doanh đang tạo ra áp lực ngày càng lớn đối với ngân sách của doanh nghiệp.
Khi quy mô chi tiêu tăng, việc sử dụng nhiều phương thức thanh toán và lưu trữ dữ liệu phân tán khiến doanh nghiệp khó nhận diện xu hướng chi phí, giám sát việc tuân thủ chính sách và đưa ra quyết định kịp thời. Kết quả khảo sát được dẫn từ Báo cáo Triển vọng Chỉ số Du lịch Công tác GBTA năm 2024 cho thấy 46% người đi công tác lựa chọn thẻ cá nhân thay vì thẻ doanh nghiệp để nhận ưu đãi tích điểm tốt hơn. Đồng thời, 40% người được hỏi nhận xét quy trình hoàn ứng mất quá nhiều thời gian, còn 27% phải chờ đợi lâu mới nhận được thẻ doanh nghiệp sau khi được phê duyệt. Báo cáo năm 2024 phân tích hoạt động công tác tại 72 quốc gia, 44 ngành nghề và khảo sát 4,100 người đi công tác thuộc 28 thị trường lớn trên thế giới. Những bất cập trong thanh toán và hoàn ứng khiến bộ phận tài chính khó tiếp cận đầy đủ dữ liệu chi tiêu, đồng thời làm gia tăng khối lượng thủ tục hành chính đối với nhân viên.
Kết nối thanh toán, dữ liệu và chính sách trong toàn bộ chuyến công tác
Các phiên thảo luận tại diễn đàn xác định 4 thách thức có liên hệ mật thiết trong công tác quản lý chi phí doanh nghiệp. Trước hết, hoạt động thanh toán còn phân tán trên nhiều phương thức khác nhau, gây khó khăn cho việc tổng hợp dữ liệu. Thứ hai, khả năng theo dõi chi tiêu còn hạn chế khi doanh nghiệp phụ thuộc nhiều vào thông tin do nhân viên tự kê khai. Thứ ba, quy trình báo cáo và hoàn ứng vẫn sử dụng nhiều thao tác thủ công. Cuối cùng là khó khăn trong việc bảo đảm nhân viên tuân thủ chính sách nội bộ cũng như xác minh tính hợp lệ của từng khoản chi. Những vấn đề này khiến bộ phận tài chính phải dành nhiều thời gian xử lý hành chính, chậm phát hiện các giao dịch ngoại lệ và khó nâng cao hiệu quả quản lý công tác phí.
“Chi phí công tác đang cao hơn rất nhiều so với số lượng chuyến đi, đặt ra bài toán thay đổi cách tiếp cận đối với công tác quản lý tài chính của doanh nghiệp. Hậu kiểm chỉ cho biết doanh nghiệp đã chi bao nhiêu, chứ không thể thay đổi giao dịch đã hoàn tất. Việc kiểm soát cần được đưa về sát thời điểm ra quyết định và thanh toán để chính sách được áp dụng khi phát sinh chi phí. Qua đó, bộ phận tài chính có dữ liệu đầy đủ để xử lý ngay, thay vì phải mất thời gian tổng hợp lại”, ông Gareth Parrington, Trưởng bộ phận Giải pháp Doanh nghiệp, Visa khu vực Đông Nam Á, chia sẻ.
Để hỗ trợ doanh nghiệp thay đổi cách quản lý công tác phí, Visa giới thiệu hệ thống giải pháp thanh toán thương mại kết hợp với các công cụ kiểm soát giao dịch, giám sát chi tiêu và quản lý tuân thủ. Trọng tâm của phương thức này là tạo sự liên kết giữa hoạt động thanh toán, chính sách nội bộ và dữ liệu phát sinh trong suốt chuyến công tác, giúp doanh nghiệp có khả năng giám sát chi phí ngay tại thời điểm giao dịch thay vì chờ tổng hợp sau khi nhân viên trở về.
Nhóm giải pháp thanh toán bao gồm Thẻ doanh nghiệp Visa (Visa Corporate Card), được phát hành dưới dạng thẻ vật lý và thẻ phi vật lý để phục vụ các nhu cầu chi tiêu của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, Tài khoản công tác tập trung (Central Travel Account – CTA) cho phép thanh toán các khoản như vé máy bay, vé tàu và phí đặt dịch vụ thông qua công ty quản lý du lịch doanh nghiệp (Travel Management Company – TMC). Visa cũng cung cấp giải pháp thẻ thanh toán ảo (Visa Virtual Cards), hỗ trợ thực hiện giao dịch theo yêu cầu cho nhân viên không thường xuyên đi công tác và các đối tượng khác có nhu cầu thanh toán phát sinh.
Đi cùng các phương thức thanh toán là bộ công cụ quản lý gồm Visa Spend Clarity để theo dõi chi tiêu, Visa Payment Controls phục vụ kiểm soát thanh toán và Visa IntelliLink Compliance Management hỗ trợ quản lý tuân thủ. Các giải pháp dữ liệu của Visa có khả năng đối chiếu thông tin đặt chỗ với dữ liệu giao dịch, sau đó chuyển kết quả sang hệ thống báo cáo hoặc phần mềm kế toán của doanh nghiệp. Việc tích hợp với các nền tảng quản lý chi phí và mua sắm đang sử dụng cũng góp phần tinh gọn quy trình, hạn chế nhập liệu thủ công và giảm khối lượng công việc cho bộ phận tài chính.
Khi những giải pháp này được triển khai đồng bộ, doanh nghiệp có thể đưa phương thức thanh toán đã được phê duyệt vào ngay thời điểm phát sinh chi phí, kết nối dữ liệu giao dịch với thông tin chuyến đi và phát hiện sớm các trường hợp ngoại lệ. Quy trình quản lý được triển khai theo 3 giai đoạn:
- Trước chuyến đi: Việc cấp thẻ có thể được tự động hóa theo thời gian thực ngay trong hệ thống đặt chỗ, giúp đơn giản hóa quá trình đặt dịch vụ và hỗ trợ sử dụng phương thức thanh toán đã được doanh nghiệp phê duyệt.
- Trong chuyến đi: Tài khoản thẻ phi vật lý với khả năng thanh toán tập trung hỗ trợ xử lý các khoản chi phát sinh, đồng thời giúp doanh nghiệp theo dõi và kiểm soát chi phí công tác trong quá trình nhân viên di chuyển.
- Sau chuyến đi: Dữ liệu đặt chỗ, giao dịch và hóa đơn được hợp nhất để hỗ trợ tự động hóa hoạt động đối soát, rút ngắn thời gian xử lý và giúp doanh nghiệp lập báo cáo kịp thời hơn.
Thông qua việc kết nối dữ liệu thanh toán với chính sách và thông tin chuyến đi, doanh nghiệp có thể theo dõi tổng thể các khoản công tác phí, chủ động nhận diện giao dịch ngoại lệ và đưa ra quyết định phù hợp hơn về phân bổ ngân sách cũng như hợp tác với nhà cung cấp dịch vụ. Đối với nhân viên, quy trình thanh toán minh bạch cùng các phương thức chi tiêu được phê duyệt từ trước giúp giảm bớt thủ tục hành chính và tạo sự thuận tiện trong quá trình công tác.
Hướng đến mô hình quản lý công tác phí thông minh và liên thông dữ liệu
Diễn đàn về Giải pháp Quản lý Chi phí Công tác Doanh nghiệp cho thấy việc tăng cường kiểm soát ngân sách và cải thiện trải nghiệm của nhân viên có thể được triển khai song song thông qua những quy trình quản lý phù hợp. Khi thanh toán, chính sách và dữ liệu được kết nối trong cùng một hệ thống, doanh nghiệp có điều kiện nâng cao khả năng quản trị, trong khi người đi công tác giảm bớt các trở ngại liên quan đến thanh toán và hoàn ứng. Việc tự động hóa đối soát còn giúp bộ phận tài chính giảm thời gian dành cho công việc thủ công, từ đó tập trung nguồn lực vào hoạt động lập kế hoạch và quản lý tài chính mang tính chiến lược.
Trước xu hướng công tác phí tiếp tục gia tăng tại Việt Nam, doanh nghiệp có thể chuyển từ phương thức ghi nhận và kiểm tra chi tiêu thụ động sang mô hình quản lý T&E chủ động, kết nối xuyên suốt giữa chính sách, thanh toán và dữ liệu. Cách tiếp cận này hướng đến việc hỗ trợ ra quyết định ngay trong từng giai đoạn của chuyến công tác, đồng thời nâng cao tính minh bạch và hiệu quả sử dụng ngân sách. Visa cho biết sẽ tiếp tục hợp tác với các doanh nghiệp, tổ chức tài chính và đối tác để phát triển những giải pháp thanh toán thương mại có khả năng kết nối, đáp ứng nhu cầu quản lý chi phí ngày càng cao.
