Việc hợp đồng lao động điện tử được đặt trong một hành lang pháp lý rõ ràng đang mở ra bước chuyển mới trong quá trình số hóa quản trị nhân sự tại doanh nghiệp. Bài toán lúc này không còn dừng ở việc thay hợp đồng giấy bằng một phiên bản số, mà còn nằm ở khả năng xây dựng quy trình giao kết thuận tiện, an toàn và kết nối được với hệ thống quản trị nhân sự đang vận hành. Đây cũng là hướng VNPT tập trung hoàn thiện trong giải pháp dành cho doanh nghiệp.
Từ thay đổi cách ký đến thay đổi cách quản trị
Theo bà Nguyễn Thùy Linh, Trưởng phòng Chính sách lao động, Cục Tiền lương và Bảo hiểm xã hội thuộc Bộ Nội vụ, Nghị định 337/2025/NĐ-CP và Thông tư 08/2026/TT-BNV đã làm rõ giá trị pháp lý của hợp đồng lao động điện tử, các điều kiện đối với chủ thể tham gia cũng như vai trò của Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.
Theo quy định, hợp đồng lao động điện tử được giao kết dưới dạng thông điệp dữ liệu và có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng bằng văn bản khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện cần thiết. Hợp đồng phải được xác thực định danh, ký số, gắn dấu thời gian và chứng thực thông điệp dữ liệu trước khi chuyển lên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để được cấp mã định danh và lưu trữ.
Quy trình này cho thấy hợp đồng lao động điện tử không đơn thuần là đưa một mẫu hợp đồng lên môi trường số. Phía sau thao tác ký là chuỗi bước xác thực, bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu và kết nối giữa nhiều hệ thống cũng như các bên tham gia giao kết.
Ở góc độ công nghệ, ông Đỗ Kế Công, Giám đốc Trung tâm Sản phẩm khách hàng Tổ chức Doanh nghiệp, Tập đoàn VNPT, cho rằng giá trị của hợp đồng điện tử còn nằm ở khả năng kết nối với các quy trình quản trị nhân sự mà doanh nghiệp đang sử dụng.
“Các giải pháp ký số, hợp đồng điện tử có thể tích hợp, liên thông với hệ thống quản trị nhân sự (HRM) mà doanh nghiệp đang sử dụng. Hợp đồng lao động chỉ là bước đầu để số hóa toàn bộ quy trình quản lý”, ông Công cho biết.
Đơn giản hóa trải nghiệm cho người lao động
Với bộ phận nhân sự, chuyển từ hợp đồng giấy sang hợp đồng điện tử có thể giúp nâng hiệu quả quản trị. Tuy nhiên, ở phía người lao động, trải nghiệm sử dụng là yếu tố cần được tính toán kỹ khi triển khai trên thực tế.
Doanh nghiệp thường đã có sẵn hạ tầng công nghệ để thực hiện giao dịch điện tử, trong khi không phải người lao động nào cũng quen với các thao tác xác thực và ký số. Thách thức này càng rõ tại những doanh nghiệp có số lượng nhân sự lớn, với mức độ am hiểu công nghệ không đồng đều.
Theo ông Công, nếu trước đây người lao động chỉ cần nhận hợp đồng giấy và ký trực tiếp, quy trình điện tử yêu cầu thêm các bước xác thực và ký số để hoàn tất giao kết. Vì vậy, dù hệ thống công nghệ phía sau có thể phức tạp, trải nghiệm dành cho người dùng cần được thiết kế theo hướng đơn giản và dễ thực hiện.
Đây cũng là một trong những định hướng VNPT tập trung khi hoàn thiện giải pháp hợp đồng lao động điện tử. Nền tảng có thể tích hợp với phần mềm quản trị nhân sự thông qua API, cho phép doanh nghiệp tiếp tục sử dụng hệ thống quen thuộc, trong khi các bước xác thực, ký kết và hoàn thiện hợp đồng được xử lý trên môi trường số.
Đối với người lao động, quy trình được tối ưu theo hướng có thể thực hiện trên điện thoại thông minh. Các giải pháp hợp đồng điện tử và chữ ký số của VNPT có khả năng tích hợp với nền tảng định danh quốc gia như VNeID, hỗ trợ quá trình xác thực thuận tiện hơn. Trường hợp người lao động chưa có chữ ký số, họ có thể đăng ký miễn phí và thực hiện toàn bộ quy trình trên ứng dụng VNPT SmartCA, từ đó ký hợp đồng ở nhiều thời điểm và địa điểm khác nhau.
Từ hợp đồng điện tử đến quản trị nhân sự toàn trình
Bên cạnh trải nghiệm sử dụng, yêu cầu quan trọng của hợp đồng lao động điện tử là bảo đảm giá trị pháp lý và tính toàn vẹn của dữ liệu. Theo đại diện VNPT, sau khi được các bên ký số, hợp đồng sẽ được gắn dấu thời gian, đóng gói bằng chứng thực thông điệp dữ liệu rồi truyền về nền tảng để cấp mã định danh và lưu trữ chính thức.
Dựa trên năng lực về hạ tầng viễn thông, công nghệ thông tin, định danh, chữ ký số và các nền tảng số dành cho doanh nghiệp, VNPT hướng đến mô hình giải pháp hợp đồng lao động điện tử toàn trình. Quy trình được kết nối từ dữ liệu trong hệ thống quản trị nhân sự đến các bước xác thực, ký kết, chứng thực, truyền nhận và lưu trữ.
Mục tiêu của mô hình này không dừng ở việc giúp doanh nghiệp ký hợp đồng trực tuyến. Giải pháp cần đủ đơn giản để người lao động có thể sử dụng thuận tiện, đồng thời có khả năng tích hợp với hệ thống hiện hữu của doanh nghiệp và vẫn tuân thủ đầy đủ các quy định chuyên ngành của cơ quan quản lý nhà nước.
Khi hành lang pháp lý ngày càng hoàn thiện và hạ tầng công nghệ đã sẵn sàng, hợp đồng lao động điện tử được kỳ vọng trở thành một mắt xích quan trọng trong quá trình số hóa quản trị nhân sự. Lợi ích không chỉ nằm ở việc giảm giấy tờ hay rút ngắn thời gian ký kết, mà còn ở khả năng kết nối dữ liệu, chuẩn hóa quy trình và tạo trải nghiệm thuận tiện hơn cho cả doanh nghiệp lẫn người lao động.
