Phải viết email sao mới chuẩn? Nếu bạn thường xuyên sử dụng email cho công việc hằng ngày thì đây sẽ là bài viết dành cho bạn.
1. Tiêu đề mail phải rõ ràng, không dài dòng, lan man.
Thông thường, khi nhận được mail, người ta sẽ chú ý phần tiêu đề đầu tiên. Một tiêu đề hay, rõ ràng, ngắn gọn sẽ giúp email của bạn ấn tượng hơn trong mắt người nhận.
2. Sử dụng một địa chỉ mail “nghiêm túc”.
Nếu bạn sử dụng email của công ty, điều hiển nhiên là email của bạn phải có tên công ty, ví dụ: [email protected]. Nhưng nếu bạn làm việc tự do (freelance) hoặc vì một lí do nào đó, bạn dùng email cá nhân thì tốt nhất bạn nên cân nhắc thật kĩ việc lựa chọn email nào để sử dụng. Đừng bao giờ sử dụng những email “dễ thương” như kiểu: boydeptrai@… hay coberungxanh@… vì chúng hoàn toàn không phù hợp với môi trường làm việc nghiêm túc. Tốt nhất, hãy tạo cho mình một email mang tên bạn như: khoinguyen.huflit@… hay khoinguyen.cnv@… những email kiểu như vậy luôn được đánh giá cao hơn và dễ tiếp nhận hơn.
3. Luôn chào hỏi một cách chuyên nghiệp.
Viết email cũng giống như công việc giao tiếp, phải luôn được bắt đầu bằng lời chào. Nếu bạn viết và gửi đi một email, thiếu đi lời chào ban đầu sẽ khiến email của bạn bị cụt và không chuyện nghiệp. Tuy nhiên, nếu đã chào thì phải chào cho thật chính xác và cách an toàn nhất luôn là chào bằng danh xưng kèm tên, ví dụ như “Chào anh Nguyên…” và hãy cân nhắc thật kĩ vai vế của người nhận mail để sử dụng danh xưng cho đúng hoặc lược bỏ nó.
4. Luôn hài hước đúng chỗ, đúng thời điểm.
Hài hước là một điều tốt vì nó giúp cho bạn tỏ ra thân thiện và gần gũi hơn nhưng cái gì cũng có hai mặt của nó, sự hài hước không đúng nơi đúng chỗ có thể sẽ khiến bạn bị đánh giá là không nghiêm túc và thiếu chuyên nghiệp. Và cách tốt nhất để tránh điều này là bạn nên tạm thời “giấu” sự hài hước đi khi bàn công việc qua email, đặc biệt là khi bàn công việc với sếp, còn nếu người nhận là một người bạn hay một người mà bạn biết rõ thì có lẽ một tí hài hước cũng không là gì quá đáng.
5. Hãy viết mail phù hợp với người đọc nó.
Đây là một lưu ý khá quan trọng khi giao tiếp bằng email, để viết một email chỉnh chu không hề khó nhưng để viết một email mà người đọc vào cảm thấy nó được viết cho mình lại là cả một nghệ thuật. Khi viết email cho đối tác, đặc biệt là các đối tác nước ngoài, hãy luôn dành chút thời gian để tìm hiểu về nền văn hoá của họ vì mỗi nước sẽ có một văn hoá giao tiếp khác nhau, bắt được thói quen đó, bạn sẽ dễ dàng chiếm được cảm tình từ họ chỉ qua một email ngắn gọn.
6. Luôn đọc lại bài trước khi nộp bài
Đúng vậy, quy tắc bất di bất dịch khi viết văn là phải luôn đọc lại bài trước khi nộp để tránh những lỗi vụn trong quá trình viết, và quy tắc này cũng tương tự khi viết mail. “Cẩn tắc vô áy náy”, hãy luôn dành ra một phút để đọc lại mail mình đã viết và sửa các lỗi chính tả cũng như lỗi câu.
7. Luôn nhập địa chỉ mail người nhận cuối cùng.
Hãy tập thói quen này để tránh các sự cố gửi nhầm hay vô tình bấm gửi khi chưa viết xong. Và quan trọng hơn đó là khi nhập email người nhận cuối cùng, bạn sẽ tránh được rủi ro nhập sai email người nhận khiến email không đến đúng nơi cần đến gây nên những hiểu lầm không đáng có.
Và như thế, chúc các bạn sẽ có những email được viết “chuẩn không cần chỉnh”.
